Hàm IF của Excel! Một hàm rất hữu ích cho giáo viên

Để giáo viên tiểu học lập được “Bảng tổng hợp giáo dục cuối năm học” một cách chính xác, hạn chế tình trạng cột điểm kiểm tra định kì (KTĐK) mâu thuẫn với cột đánh giá “Mức đạt được” do lỗi nhập liệu, hàm IF trong excel sẽ giúp giáo viên tiểu học lập Bảng tổng hợp giáo dục cuối năm học một cách dễ dàng.

Sử dụng hàm IF của excel trong bài này dùng để thiết lập công thức trong cột “Mức đạt được” ở các môn học có điểm kiểm tra định kỳ cuối năm học như: môn Tiếng Việt, Toán, Khoa học, Lịch sử và Địa lí, …. Các cột khác trong Bảng tổng hợp giáo dục cuối năm học thì giáo viên nhập liệu thông tin của học sinh bình thường. Chúng ta bắt đầu sử dụng hàm IF như sau:

– Giáo viên dùng hàm IF để lập công thức ở cột “Mức đạt được” môn Tiếng Việt

Tại ô F7 ta nhập như sau: =IF(G7>=9;”T”;IF(G7>=5;”H”;IF(G7>=1;”C”;””)))

Giáo viên dùng hàm IF lập bảng tổng hợp giáo dục cuối năm học

Giáo viên dùng hàm IF lập bảng tổng hợp giáo dục cuối năm học

Công thức tại ô F7 được hiểu như sau: G7 là điểm kiểm tra môn Tiếng Việt cuối năm học của học sinh thứ nhất. Nếu điểm kiểm tra của học sinh >=9 thì đánh giá là T (hoàn thành tốt). Nếu điểm kiểm tra nhỏ hơn 9 nhưng >=5 thì đánh giá là H (hoàn thành). Nếu điểm kiểm tra nhỏ hơn 5 nhưng >=1 thì đánh giá là C (chưa hoàn thành).

Sau khi giáo viên nhập xong công thức ở ô F7 cho học sinh thứ nhất thì copy công thức đó dán xuống các ô cho tất cả học sinh còn lại của lớp.

Khi thiết lập xong công thức ở cột “Mức đạt được”, mỗi khi ta nhập điểm ở cột “Điểm KTĐK” thì cột “Mức đạt được” sẽ tự động hiển thị kết quả đánh giá học sinh là T hoặc H hoặc C tùy theo điểm kiểm tra của học sinh mà ta nhập vào.

Ở hình dưới đây, 3 học sinh có điểm kiểm tra định kì cuối năm học môn Tiếng Việt đều là 10 điểm nên kết quả hiển thị tự động ở cột “Mức đạt được” đều là T.

3 học sinh có điểm kiểm tra định kì cuối năm học môn Tiếng Việt đều là 10 điểm nên kết quả hiển thị tự động

3 học sinh có điểm kiểm tra định kì cuối năm học môn Tiếng Việt đều là 10 điểm nên kết quả hiển thị tự động

– Các môn học khác cũng dùng hàm IF để lập công thức tương tự như trên.

  • Môn Toán: Giáo viên nhập công thức tại ô H7 như sau: =IF(I7>=9;”T”;IF(I7>=5;”H”;IF(I7>=1;”C”;””)))

I7 là điểm kiểm tra môn Toán cuối năm của học sinh thứ nhất. Nếu điểm kiểm tra >=9 thì đánh giá là T (hoàn thành tốt). Nếu điểm kiểm tra nhỏ hơn 9 nhưng >=5 thì đánh giá là H (hoàn thành). Nếu điểm kiểm tra nhỏ hơn 5 nhưng >=1 thì đánh giá là C (chưa hoàn thành).

  • Môn Khoa học: Giáo viên nhập công thức tại ô J7 như sau: =IF(K7>=9;”T”;IF(K7>=5;”H”;IF(K7>=1;”C”;””)))

K7 là điểm kiểm tra môn Khoa học cuối năm của học sinh thứ nhất. Nếu điểm kiểm tra >=9 thì đánh giá là T (hoàn thành tốt). Nếu điểm kiểm tra nhỏ hơn 9 nhưng >=5 thì đánh giá là H (hoàn thành). Nếu điểm kiểm tra nhỏ hơn 5 nhưng >=1 thì đánh giá là C (chưa hoàn thành).

  • Môn Lịch sử và Địa lí: Giáo viên nhập công thức tại ô L7 như sau: =IF(M7>=9;”T”;IF(M7>=5;”H”;IF(M7>=1;”C”;””)))

M7 là điểm kiểm tra môn Lịch sử và Địa lí cuối năm của học sinh thứ nhất. Nếu điểm kiểm tra >=9 thì đánh giá là T (hoàn thành tốt). Nếu điểm kiểm tra nhỏ hơn 9 nhưng >=5 thì đánh giá là H (hoàn thành). Nếu điểm kiểm tra nhỏ hơn 5 nhưng >=1 thì đánh giá là C (chưa hoàn thành).

  • Môn Ngoại ngữ: Giáo viên nhập công thức tại ô N7 như sau: =IF(O7>=9;”T”;IF(O7>=5;”H”;IF(O7>=1;”C”;””)))

O7 là điểm kiểm tra môn Ngoại ngữ cuối năm của học sinh thứ nhất. Nếu điểm kiểm tra >=9 thì đánh giá là T (hoàn thành tốt). Nếu điểm kiểm tra nhỏ hơn 9 nhưng >=5 thì đánh giá là H (hoàn thành). Nếu điểm kiểm tra nhỏ hơn 5 nhưng >=1 thì đánh giá là C (chưa hoàn thành).

  • Môn Tin học: Giáo viên nhập công thức tại ô P7 như sau: =IF(Q7>=9;”T”;IF(Q7>=5;”H”;IF(Q7>=1;”C”;””)))

Q7 là điểm kiểm tra môn Tin học cuối năm của học sinh thứ nhất. Nếu điểm kiểm tra >=9 thì đánh giá là T (hoàn thành tốt). Nếu điểm kiểm tra nhỏ hơn 9 nhưng >=5 thì đánh giá là H (hoàn thành). Nếu điểm kiểm tra nhỏ hơn 5 nhưng >=1 thì đánh giá là C (chưa hoàn thành).

  • Môn Tiếng dân tộc: Giáo viên nhập công thức tại ô R7 như sau:=IF(S7>=9;”T”;IF(S7>=5;”H”;IF(S7>=1;”C”;””)))

S7 là điểm kiểm tra môn Tiếng dân tộc cuối năm của học sinh thứ nhất. Nếu điểm kiểm tra >=9 thì đánh giá là T (hoàn thành tốt). Nếu điểm kiểm tra nhỏ hơn 9 nhưng >=5 thì đánh giá là H (hoàn thành). Nếu điểm kiểm tra nhỏ hơn 5 nhưng >=1 thì đánh giá là C (chưa hoàn thành).

S7 là điểm kiểm tra môn Tiếng dân tộc cuối năm của học sinh

S7 là điểm kiểm tra môn Tiếng dân tộc cuối năm của học sinh

Giáo viên dò lại lần cuối điểm kiểm tra các môn học đã nhập vào Bảng tổng hợp giáo dục cuối năm học và nhập kết quả vào các cột Năng lực, phẩm chất, hoàn thành chương trình lớp học, khen thưởng. Đến đây coi như giáo viên đã hoàn thành Bảng tổng hợp giáo dục cuối năm học.

Sử dụng hàm IF rất đơn giản nhưng lại giúp giáo viên hạn chế được sai sót trong quá trình nhập liệu.

Hàm IF trong Excel hay còn được gọi là hàm điều kiện là một hàm được sử dụng rất phổ biến. Hàm này giúp người dùng xác định các điện kiện cho dữ liệu đầu ra, có thể lồng nhiều hàm IF vào nhau nếu có nhiều điều kiện xảy ra cho đối tượng cần tính. Tùy vào cài đặt của từng máy tính mà dấu phân cách giữa các giá trị trong cú pháp hàm IF có thể là “,” hoặc là “;”.

– Hàm IF, hàm điều kiện trong Excel:

  • Định nghĩa và cú pháp hàm IF
    Định nghĩa: Theo nghĩa đơn giản là hàm Nếu … Thì…. trong excel. Đó là hàm kiểm tra 1 giá trị với điều kiện cho trước, nếu thỏa mãn điều kiện thì trả về 1 giá trị, nếu không thỏa mãn thì trả về một giá trị khác.
    Nghe thì khó hiểu, nhưng thực tế hàm IF đơn giản như sau:

+ If cơ bản: nếu đạt chỉ tiêu ( đạt thưởng/ đạt giỏi/ thỏa mãn điều kiện…) thì trả về kết quả (kiểu như là được thưởng cho, được giảm giá, được…), còn nếu không đạt thì không được gì (trả về 0) / bị phạt (trừ tiền)/ xếp loại kém…..

+ If nâng cao: Là sử dụng các hàm lồng ghép cùng với nó. Hàm if có thể lồng ghép linh hoạt với rất nhiều các hàm như: vlookup, left, right, mid, and, or,… để giải rất nhiều trường hợp trong cuộc sống của chúng ta.

Cú pháp hàm IF như sau:
= If (Logical_test, Value_if_true, Value_if_false)

Giải thích hàm IF:

+ Logical_test: được dùng để kiểm tra xem giá trị cần so sánh có thỏa mãn điều kiện cho trước hay không.

+ Value_if_true: Nếu giá trị cần so sánh thỏa mãn điều kiện thì hàm if sẽ trả về giá trị A (Giá trị A này do người dùng nhập vào theo ý muốn).

+ Value_if_false: Ngược lại, nếu không thỏa mãn thì trả về giá trị B do người dùng tự nhập vào.

  • Một số lưu ý khi sử dụng hàm IF:

+ Trong công thức của hàm IF, tham số “Giá trị 1” chính là kết quả đúng khi dữ liệu thỏa mãn điều kiện, “Giá trị 2” là kết quả sai khi dữ liệu không thỏa mãn với “điều kiện”.

+ Nếu bất kỳ tham số nào trong hàm IF được cho dưới dạng các mảng, hàm IF sẽ đánh giá mọi phần của mảng.
+ Có thể lồng ghép nhiều hàm IF vào với nhau, tối đa các hàm IF có thể lồng vào nhau là 64. Tuy nhiên có thể thay thế bằng các hàm khác, ví dụ như hàm tìm kiếm VLOOKUP hoặc HLOOKUP, hai hàm này có thể giúp tối ưu các điều kiện một cách nhanh nhất.
+ Nếu muốn đếm các số với điều kiện cho trước, có thể sử dụng hàm COUNTIF hoặc COUNTIFS.
+ Nếu muốn tính tổng các số với điều kiện cho trước, có thể sử dụng hàm SUMIF hoặc hàm SUMIFS.

– Ta có thể lồng bao nhiêu hàm IF trong 1 công thức excel (2003, 2007, 2010, 2013):

Trong excel 2003: Có thể lồng tới 7 hàm trong một công thức excel.
Trong excel 2007, 2010, 2013: Có thể thêm tới 64 hàm if trong 1 công thức excel.
Với excel 2007 trở đi, có thể lồng nhiều hàm với nhau mà không hạn chế số lượng hàm if. Nhưng cần hạn chế vì rất dễ xảy ra việc viết nhầm vì sử dụng quá nhiều hàm if. Vì vậy cần phải kết hợp với các hàm excel khác như hàm: Match, and, vlookup, …

275 views

Bạn thấy bài viết hữu ích không

Click vào ngôi sao để đánh giá

Đánh giá 3.6 / 5. Số đánh giá 8